Fler övertidstimmar gav noll extra rader förra kvartalet

Ett mellanstort lager, femton anställda i den operativa driften, ökade övertiden med femton procent under ett kvartal. Antal levererade orderrader ökade inte alls. Ledningen förväntade sig mer produktion. De fick bara en högre lönekostnad.

Ett mönster som upprepar sig

Det här typfallet är inte unikt. Vi ser samma mönster i lager efter lager. Volymerna ökar. Ledningen ber personalen jobba mer. Resultatet uteblir ändå. Slutsatsen som ofta dras är att personalen inte jobbar hårt nog. Den slutsatsen är nästan alltid fel.

Det som faktiskt händer är att flaskhalsar i flödet sätter en gräns. En gräns för hur mycket extra arbete som kan bli faktiskt resultat. Väntar plocket på packstationen, hjälper det inte att fler personer plockar. Kön till packstationen bara växer. Fler timmar läggs ner. Inget mer kommer ut genom porten.

Var flaskhalsen faktiskt sitter

I ett typfall vi arbetat nära separerades plock och pack till två tydliga flöden. Med egna mål. Istället för att låta samma person göra båda delarna i en följd. Resultatet blev en besparing. Motsvarande en halv till en hel tjänst, jämfört med tidigare fem till åtta personer i processen. Ingen ny personal anställdes. Ingen befintlig sades upp. Flödet organiserades annorlunda, det var allt.

Poängen är inte att just den lösningen passar alla. Poängen är att problemet sällan handlar om hur hårt folk jobbar. Det handlar om var i kedjan tiden faktiskt går förlorad. Den platsen är sällan där ledningen först letar.

Vad övertiden faktiskt köper

Övertid är dyr. Den kostar mer per timme än ordinarie arbetstid. Den kostar dessutom i trötthet, fler misstag och högre sjukfrånvaro på sikt. Löser övertiden faktiskt flaskhalsen, är den värd priset. Flyttar den bara kön en meter längre fram i flödet, är den ett rent kostnadsläckage.

De flesta ledningsgrupper vet inte vilket av de två som gäller hos dem. De har aldrig mätt var i flödet tiden faktiskt tar slut. De ser bara totalen i lönekörningen. De antar att mer arbete borde ge mer resultat. Så enkelt fungerar sällan fysiken i ett flöde.

Det handlar om mening

För personalen som lägger ner extra timmar utan att se resultat handlar det inte längre om pengar. Det är en fråga om mening. Att jobba hårt och se att det inte spelar någon roll är en av de snabbaste vägarna till att tappa engagemang. Den som slutar tro att den egna insatsen gör skillnad, slutar också leta efter förbättringar. Det är dyrare för verksamheten på lång sikt. Dyrare än vad övertidsräkningen någonsin blir.

Övertid blir dyrare i ett läge med personalbrist

Läget förvärras av att branschen redan är ansträngd. 76 procent av tillfrågade logistikföretag rapporterar en betydande brist på kvalificerad personal (källa: SC Effect, 2024). I det läget är övertid mer än en kostnadsfråga. Det är också en risk. Personal som redan är svår att ersätta sliter ut sig i onödan, i ett flöde som inte drar nytta av deras extra insats.

Ett lager som löser sina flaskhalsar behöver mindre övertid för samma resultat. Det gör personalen lättare att behålla, i en marknad där nya medarbetare redan är svåra att hitta. Mindre slitage idag betyder färre uppsägningar imorgon.

Varför det är svårt att lösa själv

Att hitta flaskhalsen kräver att man tittar på flödet i detalj. Steg för steg, snarare än på totalsummor i efterhand. De flesta ledningsgrupper har varken tid eller vana att göra det medan vardagen pågår. Det är lättare att be om fler timmar än att stanna upp och kartlägga var tiden faktiskt tar slut.

Många försöker ändå, en enstaka gång. Oftast efter ett särskilt tufft kvartal. Kartläggningen görs. En förändring föreslås. Sedan tar vardagen över igen, innan förändringen hunnit landa. Utan att någon håller frågan levande, återgår flödet till det gamla mönstret. Nästa kvartal ser likadant ut som det förra.

Gör det här i veckan

Ta fram siffrorna för de senaste två kvartalen. Jämför antal arbetade timmar, inklusive övertid, med antal levererade orderrader under samma period.

Räkna ut hur många rader varje extra timme faktiskt gav. Är siffran nära noll, vet ni att problemet inte är arbetsviljan. Det är flödet. Och flödet går att kartlägga, ett steg i taget, tills ni ser exakt var köerna faktiskt bildas.