Så räknar ni ut vad en felrekrytering på lagret faktiskt kostar

En chefsrekrytering som inte håller är dyrare än de flesta tror, långt innan man räknat efter. Här är ett räkneexempel som visar varför.

Vad som ingår i kostnaden

En felrekrytering på chefsnivå innehåller fler delar än själva lönen. Den innehåller rekryteringskostnaden, ofta ett arvode till ett rekryteringsföretag. Den innehåller tiden interna medarbetare lagt på intervjuer och referenstagning. Den innehåller perioden då en underpresterande chef fattar beslut som senare måste rättas till, ibland till en betydande kostnad i sig.

Den innehåller också det svåraste att sätta ett tal på. Personal som tappar förtroende. Förbättringsarbete som avstannar. Tiden det tar innan en efterträdare byggt upp samma förtroende igen.

Räkneexemplet

Det här är ett exempel. Byt ut alla tal mot era egna innan ni drar slutsatser.

En lagerchef har en årslön på 650 000 kronor. Rekryteringen kostade 150 000 kronor i arvode till ett rekryteringsföretag. Chefen stannar i arton månader innan det blir tydligt att rollen inte fungerar. Ytterligare tre månader går åt till avveckling och en ny rekryteringsprocess.

Under de arton månaderna uppskattas produktiviteten ha legat omkring femton procent under vad den borde varit. Orsaken är otydlig styrning och låg personalmoral. På en verksamhet med en årlig personalkostnad på fem miljoner kronor i den berörda delen av lagret, motsvarar femton procent under arton månader en förlorad produktivitet värd över en miljon kronor.

Lägg till rekryteringsarvodet. Lönen under vakansperioden. Kostnaden för nästa rekryteringsprocess. Den samlade summan hamnar ofta långt över vad ledningen föreställt sig, innan de räknade efter.

Sätt in era egna tal

Ta fram er faktiska kostnad för den senaste chefsrekryteringen som inte höll, om ni haft en. Räkna in arvode och lön under anställningstiden. Uppskatta hur mycket lägre produktiviteten var i den underliggande verksamheten, jämfört med en period med stabil styrning.

Multiplicera skillnaden i produktivitet med den totala personalkostnaden i den berörda delen av verksamheten. Lägg till rekryteringskostnaden. Det är er egen siffra. Sällan mindre än exemplet ovan.

Två spår som förvärrar varandra

En felrekrytering på chefsnivå sker sällan i ett vakuum. Den sker ofta i en verksamhet som redan brottas med hög personalomsättning längre ner i organisationen. En otydlig chef förvärrar den omsättningen ytterligare, eftersom medarbetare som redan överväger att sluta blir lättare att förlora när ledningen känns instabil.

De två kostnaderna, chefens och medarbetarnas, förstärker varandra. En instabil chefsroll driver fler uppsägningar på golvet. Fler uppsägningar på golvet gör chefsrollen ännu svårare att klara av, eftersom mer tid går åt till att lära upp nya medarbetare istället för att bygga struktur. Räknar man bara på chefens egen kostnad missar man ofta den här förstärkningseffekten helt.

Varför siffran sällan syns

Ingen enskild rad i budgeten heter kostnad för felaktig chefsrekrytering. Kostnaden sprids ut över löner, produktivitetstapp och nästa rekryteringsprocess. I olika delar av bokföringen, under olika perioder. Det gör den lätt att underskatta. Trots att den samlade summan ofta är en av de större dolda kostnaderna i en mellanstor verksamhet.

Den ärliga bilden

Att räkna fram siffran är förhållandevis enkelt, som exemplet ovan visar. Att förhindra att den uppstår igen är svårare. Det kräver att rollen som ska tillsättas är rimligt utformad från början. Att stöd finns på plats under de första kritiska månaderna. Att någon utanför den nya chefens egen rapporteringslinje faktiskt följer upp hur det går, innan problemen hunnit växa sig stora.

Det är sällan bristande omdöme vid själva rekryteringstillfället som orsakar nästa felrekrytering. Det är avsaknaden av stöd efteråt. I vardagen, när den nya chefen står ensam inför samma utmaningar som fällde den förra.

En rekryteringsprocess kan vara aldrig så noggrann. Referenser kan vara aldrig så positiva. Om rollen i sig är orimligt utformad, spelar valet av person mindre roll än de flesta tror. Den insikten är obekväm, för den flyttar frågan bort från “vem ska vi anställa” till “vad ber vi den här personen faktiskt om att klara ensam”. Den andra frågan är svårare att svara på. Den är också den som faktiskt förklarar mönstret, om man tittar tillbaka på de senaste rekryteringarna. Innan nästa rekrytering påbörjas, är den frågan värd mer tid än själva kravprofilen. Annonsen kan formuleras hur väl som helst. Rollen bakom den avgör ändå utfallet.

Att räkna fram kostnaden är det enkla. Att sedan hålla rollen hållbar, månad efter månad, långt efter att den nya chefen börjat, är det som avgör om nästa rekrytering blir den sista.